Phần mềm ERP là gì? 6 chức năng quan trọng của ERP đối với doanh nghiệp

Phần mềm ERP, hệ thống ERP hay giải pháp ERP là những khái niệm thường gặp trong hoạt động quản lý điều hành doanh nghiệp. ERP được đánh giá là một “trợ thủ đắc lực” giúp lãnh đạo đưa ra chiến lược kinh doanh kịp thời, sáng suốt dựa trên nguồn dữ liệu chính xác và minh bạch. Vậy phần mềm ERP là gì? ERP có những chức năng nào? Hãy cùng Tinasoft tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Phần mềm ERP là gì?

ERP hay Enterprise Resource Planning là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Cách thức hoạt động của hệ thống ERP đó là cho phép tất cả nhân sự trong một tổ chức làm việc trên cùng một hệ thống (all-in-one) và chung một nguồn dữ liệu, thay vì làm việc trên các phần mềm riêng lẻ và dữ liệu độc lập như trước đây.

Khi sử dụng hệ thống ERP, các quy trình và dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được đồng bộ, quản lý tập trung và liên kết chặt chẽ với nhau trong một hệ thống toàn diện từ tài chính kế toán, quản lý bán hàng, kiểm soát hàng tồn kho, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý nhân sự,… giúp việc luân chuyển thông tin giữa các bộ phận được diễn ra nhanh hơn, chính xác hơn trong thời gian thực.

Một số chức năng quan trọng của phần mềm ERP

• Quản lý mua hàng (Purchase Control): Lập và quản lý kế hoạch mua hàng, yêu cầu mua hàng; Quản lý và theo dõi tình trạng đơn hàng/hợp đồng mua; Theo dõi công nợ nhà cung cấp, lập báo cáo mua hàng.
• Quản lý bán hàng (Sales Control): Lập và quản lý báo giá, đơn hàng, hợp đồng trên phần mềm; Quản lý đơn hàng và theo dõi tiến trình đơn hàng/hợp đồng bán; Quản lý các công nợ khách hàng, lập báo cáo bán hàng; Theo dõi công nợ các nhà cung cấp, lập báo cáo mua hàng….
• Quản lý hàng tồn kho (Stock Control): Quản lý nhập – xuất – tồn kho; Quản lý kho theo nhiều tiêu thức (lô, hạn sử dụng, vị trí…), Báo cáo tồn kho.
• Quản lý Kế toán – Tài chính – kinh tế (Accounting – Finance – Economy): Kế toán vốn bằng tiền (quản lý các dòng tiền mặt, tiền ngân hàng, tiền vay,…); Kế toán mua hàng; Kế toán bán hàng; Kế toán kho hàng, vật tư; Kế toán tài sản, CCDC; Kế toán giá thành; Kế toán thuế, tiền lương; Kế toán tổng hợp…
• Lập kế hoạch sản xuất (Production Planning): Hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch nguyên vật liệu. 
• Báo cáo quản trị (Management Reporting): Báo cáo phân tích lợi nhuận theo kỳ; Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh Quý/Năm; Báo cáo hiệu quả bán hàng theo khách hàng…

Sự khác biệt giữa phần mềm ERP với các hệ thống quản lý riêng lẻ

Tính tích hợpĐây chính là điểm khác biệt cơ bản và quan trọng nhất giữa hệ thống ERP so với việc áp dụng nhiều hệ thống quản lý rời rạc (như hệ thống quản lý nhân sự, quản lý kho,…). ERP là một hệ thống thống nhất, đa phân hệ, được tích hợp thành một kiến trúc tổng thể khiến cho các hoạt động khác nhau được liên kết chặt chẽ hơn, tăng tốc độ xử lý dữ liệu và hiệu quả hoạt động của từng phòng ban trong toàn doanh nghiệp.Nếu khi doanh nghiệp sử dụng nhiều hệ thống riêng lẻ khác nhau, phục vụ riêng cho từng phòng ban thì việc luân chuyển thông tin giữa các phòng ban thường phải thực hiện theo cách thủ công (copy file, chuyển văn bản,…), rất dễ làm chậm hoặc gián đoạn tiến độ vận hành chung của doanh nghiệp, ngoài ra là khó kiểm soát luồng dữ liệu.Nhưng với ERP, các hoạt động tác nghiệp của đội ngũ nhân sự sẽ được thực hiện theo quy trình, luồng thông tin được truyền tự động và được kiểm soát chặt chẽ hơn, các báo cáo tạo ra từ hệ thống ERP cũng sẽ đầy đủ thông tin và chính xác hơn. Từ đó, năng suất làm việc và hiệu quả quản lý của các doanh nghiệp sẽ nâng cao hơn.Hy vọng với bài viết trên đây, Tinasoft đã cùng bạn tìm hiểu thêm những kiến thức mới về Phần mềm ERP. Hãy theo dõi Tinasoft để cùng tìm hiểu thêm các kiến thức về Công nghệ thông tin và Giải pháp phần mềm mới nhé!